Come valutare il costo di un gestionale per un’impresa o un negozio? Due soluzioni con un canone mensile simile possono produrre spese molto diverse una volta considerate licenze, postazioni, moduli, assistenza, integrazioni e personalizzazioni necessarie per farle funzionare nel contesto aziendale. Per questo, quando si cercano informazioni sui prezzi di un software gestionale, il dato da osservare non è semplicemente la cifra riportata accanto a un piano commerciale. La domanda utile è un’altra: quali processi vengono coperti da quella cifra e quali costi rimangono fuori? Il prezzo acquista significato soltanto quando viene rapportato all’organizzazione che dovrà utilizzarlo.
Un piccolo negozio con una postazione, un magazzino e poche esigenze amministrative ha un perimetro molto diverso da quello di un’impresa con più sedi, più operatori contemporanei, e-commerce, corrieri, sistemi esterni e procedure articolate. La valutazione dovrebbe quindi avvicinarsi al concetto di Total Cost of Ownership, il costo complessivo di proprietà e utilizzo della soluzione durante il suo ciclo di vita. È un criterio utilizzato anche nell’analisi dei sistemi ERP: oltre alla licenza o all’abbonamento entrano infatti in gioco implementazione, configurazione, infrastruttura, integrazioni, supporto e formazione.
Utenti, postazioni e funzioni: lo stesso gestionale può avere costi molto diversi
Uno dei primi elementi da chiarire riguarda come viene calcolata la licenza. Alcuni software applicano un prezzo per utente nominale, altri per postazione o accesso simultaneo, altri ancora differenziano gli utenti in base alle funzionalità disponibili. Non è un dettaglio terminologico. In un’azienda con dieci dipendenti, per esempio, potrebbe essere necessario acquistare dieci licenze complete oppure soltanto alcune postazioni operative, a seconda del modello adottato. Microsoft Business Central mostra bene quanto possano incidere queste differenze: la piattaforma distingue licenze complete e profili con accesso più limitato, mentre le funzionalità disponibili cambiano anche tra i diversi piani.
Lo stesso ragionamento vale per i moduli. Magazzino, contabilità, ordini, produzione, CRM, gestione dei punti vendita, e-commerce, API o funzionalità avanzate possono essere comprese nel piano oppure acquistate separatamente. Il costo del software gestionale deve quindi essere ricostruito partendo dai processi realmente necessari, evitando sia di scegliere un piano insufficiente da completare successivamente con molti strumenti esterni, sia di acquistare funzionalità che rimarranno inutilizzate. Anche la possibilità di modificare il piano nel tempo merita attenzione: un’impresa oggi può avere una sola sede e domani aprirne una seconda, aggiungere un negozio online o aumentare gli accessi contemporanei. In questa prospettiva, il prezzo di un software gestionale non dovrebbe essere letto soltanto sulla configurazione iniziale, ma simulato anche sull’evoluzione plausibile dell’attività. La scalabilità commerciale, cioè le condizioni previste per aggiungere utenti, servizi e capacità, è parte integrante della valutazione economica.
Il canone visibile e i costi che si incontrano dopo l’acquisto
La distinzione tra cloud e installazione locale modifica ulteriormente il quadro. Nei modelli SaaS il software viene normalmente utilizzato tramite abbonamento e l’infrastruttura applicativa, gli aggiornamenti e una parte delle attività tecniche vengono gestiti dal fornitore. Un sistema on-premise può invece comportare licenze iniziali, server, sistemi operativi, backup, manutenzione hardware e personale o consulenti incaricati di amministrare l’ambiente. Questo non significa che il cloud sia automaticamente conveniente in ogni situazione: esigenze normative, organizzative o tecniche possono rendere sensata anche un’architettura locale. Significa piuttosto che confrontare soltanto il canone mensile di una soluzione cloud con il costo della licenza di una soluzione installata produce un confronto incompleto. SAP e Oracle, nelle rispettive analisi sui modelli ERP, includono infatti infrastruttura, manutenzione e gestione tecnica tra le componenti che differenziano il costo complessivo dei due approcci.
A questi elementi si aggiungono configurazione iniziale, migrazione dei dati, personalizzazioni, formazione e integrazioni. Un collegamento con Shopify o WooCommerce, con un marketplace, con un corriere o con un sistema già utilizzato dall’impresa può essere nativo, disponibile attraverso un connettore a pagamento oppure richiedere sviluppo specifico. Anche le API vanno valutate in questo modo: sapere che esistono non basta, perché occorre verificare se sono comprese nel piano e quali attività saranno necessarie per collegare concretamente i sistemi. TechTarget sottolinea come implementazione, personalizzazione e integrazione possano rappresentare una parte rilevante del costo di un ERP e generare ulteriori spese nel tempo quando il software personalizzato deve essere mantenuto o adattato agli aggiornamenti. Il vero confronto sui software gestionale prezzi dovrebbe quindi includere una domanda molto pratica: che cosa sarà necessario acquistare, configurare o sviluppare oltre al gestionale per ottenere il processo operativo desiderato?
Bman, il gestionale cloud rivolto a PMI, negozi e attività commerciali
Un esempio concreto di come un listino debba essere letto insieme alle funzionalità è quello di Bman, gestionale cloud rivolto a PMI, negozi e attività commerciali. Nella pagina costo software gestionale, Bman presenta due configurazioni principali: Basic a 22 euro al mese per postazione ed Enterprise a 32 euro al mese per postazione, IVA esclusa. È previsto un costo di attivazione una tantum di 100 euro, indicato come gratuito scegliendo l’abbonamento annuale. Il modello è per postazione e non per singolo utente: la documentazione specifica che possono essere configurati più utenti con differenti permessi, mentre l’accesso simultaneo operativo dipende dal numero di postazioni acquistate.
È proprio il perimetro delle due versioni a rendere utile questo caso nella lettura dei prezzi. Basic comprende, tra le altre funzioni dichiarate, gestione di fatture e documenti, vendita al banco, magazzino, articoli con varianti o seriali, barcode e archiviazione. Enterprise estende il perimetro includendo funzioni come multi-deposito e multi-negozio, area clienti, API web, connettore e-commerce/marketplace, coupon e gift card. La tabella ufficiale indica inoltre alcune componenti con prezzo separato: il modulo Fidelity Plus parte da 15 euro mensili ogni 500 clienti, i connettori e-commerce aggiuntivi costano 11 euro mensili ciascuno e lo spazio oltre i 500 MB inclusi comporta un costo aggiuntivo per gigabyte. La pagina prezzi segnala anche che la fatturazione elettronica verso SDI costituisce un modulo aggiuntivo e che è possibile passare da Basic a Enterprise senza perdere i dati. In questo caso il prezzo di un software gestionale va dunque calcolato sulla configurazione concretamente necessaria: numero di postazioni, piano, eventuali moduli e integrazioni, anziché fermarsi al valore iniziale del canone.
Il costo indiretto può pesare quanto quello scritto in fattura
C’è infine una voce che difficilmente compare nei listini: il lavoro prodotto dai limiti del software. Un gestionale dal canone contenuto può risultare perfettamente adeguato quando copre esattamente i processi dell’impresa. Può invece diventare più oneroso quando obbliga a mantenere fogli di calcolo paralleli, duplicare dati tra sistemi, esportare e importare continuamente file oppure acquistare applicazioni separate per attività che non riesce a gestire. Anche il tempo necessario per correggere incongruenze, trasferire informazioni o ricostruire dati è un costo, benché non venga fatturato dal produttore del software. IBM ha recentemente richiamato l’attenzione anche sul problema opposto: portafogli SaaS frammentati possono accumulare licenze sottoutilizzate, piattaforme duplicate e dipendenze difficili da governare.
Da qui deriva un criterio più utile del semplice confronto tra canoni. Una soluzione molto completa non è automaticamente conveniente, perché pagare funzioni che l’organizzazione non utilizza rappresenta comunque uno spreco. Allo stesso modo, scegliere sistematicamente il prezzo iniziale più basso può spostare i costi su integrazioni, servizi esterni e attività manuali. Una valutazione seria dovrebbe ricostruire i processi da gestire, identificare ciò che viene incluso nativamente, quantificare gli extra prevedibili e osservare come la spesa potrebbe cambiare con più utenti, sedi o canali di vendita. Il risultato è una misura assai più significativa del listino: quanto costa realmente ottenere, mantenere e far funzionare il sistema di cui l’impresa ha bisogno.
[Articolo scritto in collaborazione con BMAN]
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