Come gestire una flotta di veicoli aziendali

Gestire un’azienda o un’impresa che si occupa, tra le altre cose, di trasporto merci e logistica, significa imparare a gestire e amministrare al meglio i mezzi adibiti al trasporto, la flotta aziendale. In questo processo di gestione rientrano tutte le attività che permettono di controbilanciare i costi dei mezzi, in modo che non rendano estremamente onerosi costi di trasporto. Questo articolo vuole spiegare cosa si intende per gestione della flotta e indicare quali fattori e parametri vanno valutati e controllati regolarmente.

La gestione della flotta aziendale

La gestione flotta, o fleet management, comprende la gestione di numerose attività:

acquisizione e dismissione dei mezzi;
ottenimento dei contratti di responsabilità civile automobilistica;
deposito e trasferimento dei mezzi;
manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi;
pagamento delle spese correlate (carburante, tasse, sinistri, ecc.);
pianificazione di missioni, viaggi e trasferte (leggi qui se vuoi sapere per esempio come rimborsare una trasferta).

L’obiettivo è quello di ottimizzare tutte queste fasi per migliorare efficienza e produttività di ciascun trasporto. Per ottenere questo risultato, si deve controllare di continuo diversi parametri. Uno dei principali è il costo totale di proprietà (o total cost of ownership, con l’acronimo di Tco).

Il costo totale di proprietà della flotta di veicoli aziendali

Il costo totale di proprietà o costo totale di possesso, si traduce nella somma di tutti i costi correlati al ciclo di vita di un’apparecchiatura o di un mezzo (acquisto, installazione, gestione, manutenzione e smaltimento). Questo approccio è in uso soprattutto in ambito informatico, ma oramai si è diffuso anche in altri settori, compreso quello dei trasporti. In questo ambito specifico, il Tco rappresenta il costo complessivo di un mezzo commerciale, calcolato dall’acquisto allo smaltimento. Eseguire questo calcolo tiene conto di diversi fattori inerenti al veicolo:

prezzo netto di acquisto e tasso di interesse (se acquistato in finanziamento);
valore del mezzo al termine del periodo di utilizzo;
anni di utilizzo previsti;
stima della quantità di chilometri che dovrà percorrere per anno;
consumo medio di carburante;
costo medio del carburante nel periodo in cui verrà utilizzato;
costo e durata degli pneumatici;
manutenzioni e riparazioni programmate e non;
costi relativi all’autista
tasse per l’acquisto e il possesso;
assicurazione e bollo;
pedaggi autostradali.

Una previsione accurata di questi parametri permette di calcolare con buona precisione il Tco totale del mezzo. A questo proposito, esistono strumenti che consentono di calcolare in modo automatico il costo totale di proprietà di un veicolo.

Ad ogni modo, il costo globale di un veicolo, di per sé, non ha un vero e proprio significato economico. È più che altro un’analisi, un confronto costi-benefici che permette di capire se tale investimento sarà produttivo o se vanno apportate modifiche o migliorie alla flotta aziendale già esistente. Basta modificare un singolo parametro, e il costo totale di possesso varietà, anche sensibilmente.

Consigli pratici per il fleet management

Chi nell’azienda si occupa della gestione della flotta aziendale ha grandi responsabilità. Gestire male o in modo poco attento il parco mezzi può creare danni enormi. Di conseguenza chi vuole ricoprire tale ruolo dovrà seguire opportuni corsi di studio e fare più esperienza possibile.

Viste le ultime modifiche in fatto di normativa italiana e fatturazione elettronica, un buon punto da cui partire può essere scegliere la carta carburante più conveniente (come per esempio la carta Soldo). In linea generale, per gestire al meglio i mezzi aziendali è indispensabile avere a disposizione tutti i dati di analisi e saperli leggere. Non è più l’epoca di farlo a mano o su carta, quindi serve un supporto elettronico e un programma adatto, soprattutto se si deve gestire un parco mezzi di grandi dimensioni. Lo strumento adeguato permette di avere sotto controllo vari parametri, come ad esempio il chilometraggio, i costi assicurativi, la spesa di carburante e le manutenzioni programmate. Tenendo costantemente aggiornati dati e statistiche si eviteranno dimenticanze, sovrapposizioni, o errori di valutazione, e la gestione della flotta aziendale sarà ottimale.