Come gestire al meglio un centro per meeting e congressi

Per organizzare meeting e congressi di successo c’è bisogno di una location adeguata: i centri congressi sono le soluzioni a cui ricorrono aziende ed enti pubblici e privati in cerca di spazi ad hoc. Chi fosse interessato ad avviare un centro di questo tipo deve, in primo luogo, aprire la partita Iva, per poi iscriversi al Registro della Camera di Commercio. A questo punto occorre richiedere al Comune di riferimento la Scia, vale a dire la Segnalazione Certificata di Inizio Attività, e infine iscriversi all’Inps.

Un mercato in crescita costante

Quello degli spazi dedicati a meeting e congressi è un mercato che sta conoscendo una crescita esponenziale, in virtù del ruolo acquisito da tali location, che non di rado accolgono convegni di livello internazionale. Si stima che siano circa 3 milioni le persone che ogni anno si spostano per prendere parte a congressi a livello internazionale, a cui si aggiungono altri 50 milioni di soggetti che assistono a eventi di carattere nazionale. Nella maggior parte dei casi, si tratta di partecipanti che possono vantare una capacità di spesa più elevata rispetto a quella di un turista tradizionale. A livello economico, a volte i costi elevati delle sale più grandi, necessarie per sostenere l’afflusso e la presenza di numerose persone, possono costituire un impedimento per lo sviluppo del comparto, e così sia nel nostro Paese che nel resto d’Europa non è raro che si opti per sinergie con hotel, centri commerciali o fiere; in alternativa, si ricorre a partecipazioni tra società.

La diffusione dei congressi

I congressi sono diffusi praticamente in ogni settore economico: eventi di questo tipo possono essere sfruttati per ragioni di marketing – per esempio per il lancio sul mercato di un nuovo brand o per la presentazione di un prodotto inedito – ma anche per attività di team building o per scopi informativi, con conferenze stampa e convegni. Una gestione ottimale di un centro congressi può essere facilitata grazie al ricorso a professionisti esterni, come i professional congress organizer e il personale di accoglienza perché nessun dettaglio può essere lasciato al caso quando si tratta di far sentire a proprio agio gli ospiti.

Le professionalità esterne

Un professional congress organizer ha il compito di pianificare gli eventi e di progettarli in ogni loro elemento: ciò può voler dire, per esempio, mettersi in cerca degli sponsor necessari dopo aver preventivato i costi che dovranno essere sostenuti, ma anche occuparsi dei servizi di traduzione e di interpretariato in presenza di ospiti di lingua straniera, della promozione sui social network, del catering per il rinfresco e di tutte le altre fasi che riguardano l’ospitalità.